A. Latar Belakang
Kita dapat
membagi kelompok masyarakat dalam tiga golongan besar: negara (state), pasar
(market) dan masyarakat sipil (civil society). Masing-masing golongan memiliki
visi tentang masa depan masyarakat (kehidupan) sesuai dengan nilai yang
dianutnya. Dari ketiga kelompok di atas negara dan pasar memainkan peranan yang
relatif dominan dalam menentukan masa depan masyarakat, sementara kelompok
ketiga kurang dominan. Faktor yang menentukan adalah kemampuan dalam merumuskan
visi dan misi yang dimilikinya, atau kemampuan menyusun perencanaan strategis
(strategic planning).
Perencanaan
strategis, perkembangan sekarang ini telah menjadi mode dalam perencanaan,
tidak hanya pada dunia militer (sebagai pengguna pemula), akan tetapi telah
dipakai oleh para pelaku bisnis dan pemerintahan. Tidak kalah pentingnya bagi
organisasi sosial, keagamaan dan lembaga swadaya masyarakat, perencanaan
strategis juga akan sangat bermanfaat dalam upaya memainkan peran dan
memberikan kontribusi bagi penentuan masa depan masyarakat.
Strategis
berasal dari kata Yunani strategos, yang berarti “general set of maneuvers
carried out to overcome a enemy during combat”. Penerapan perencanaan strategis
pada dunia bisnis dan pemerintahan, didasari atas adanya tuntutun bagi setiap
organisasi untuk memelihara agar tetap berada pada posisi yang strategis di
tengah situasi lingkungan yang terus-menerus berubah dan penuh dengan
ketidakpastian. Kemampuan membaca peluang dan memahami ancaman eksternal, serta
mengetahui kekuatan dan kelemahan internal merupakan prasarat bagi setiap
organisasi dalam menjaga posisi strategisnya agar tetap eksis dan terus
berkembang merespon tuntutan kebutuhan yang ada.
Jika pada
perencanaan paradigma lama (perencanaan jangka panjang) suatu organisasi akan
berangkat dari penetapan tujuan jangka panjang, dan berdasar tujuan tersebut
segenap daya dikelola untuk mencapainya, maka dalam perencanaan strategis
memiliki logika yang berbeda. Dalam perencanaan strategis kita berangkat dari
mandat, misi dan nilai-nilai yang menjadi dasar organisasi untuk berkembang dan
menentukan visi organisasi di masa depan.
Lembaga
pendidikan, terlebih lembaga pendidikan menengah kejuruan, yang bertugas
menyelenggarakan pendidikan kejuruan dalam rangka menghasilkan tamatan yang
siap kerja pada suatu bidang keahlian tertentu, dituntut untuk secara terus
menerus mengikuti tuntutan kebutuhan yang terus berkembang dan berubah, yang
berkaitan dengan ketenagakerjaan. Artinya lembaga pendidikan menengah kejuruan
relatif lebih dinamis dan diversifikatif dibanding pendidikan menengah umum.
Oleh karenanya para pengelola pendidikan menengah kejuruan harus cerdas,
proaktif, responsive, adaptif dan produktif.
B. Peran Perencanaan Strategis
Apakah yang
dimaksud dengan perencanaan strategis? Olsen dan Eadie (1982, hal 4),
mendefinisikan perencanaan strategis sebagai sebuah usaha yang didisiplinkan
untuk menghasilkan keputusan-keputusan fundamental dan tindakan penting yang
membentuk dan memandu bagaimana menjadi suatu organisasi, apa yang dilakukan
organisasi dan mengapa organisasi melakukan tindakan tersebut. Untuk
menghasilkan perencanaan strategis yang terbaik, organisasi harus mampu
mengumpulkan informasi secara luas, eksplorasi alternatif dan menekankan
implikasi masa depan atas keputusan yang diambil sekarang. Perencanaan
strategis dapat memfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi
kepentingan dan nilai yang berbeda, dan membantu membuat keputusan secara
tertib dan berhasil dalam mengimplimentasikan keputusan.
Dalam penerapannya perencanaan
strategis dapat digunakan pada bidang-bidang:
1.
Lembaga
publik, departemen, atau devisi penting dalam suatu organisasi;
2.
Pemerintahan,
baik dari tingkat pusat, propinsi, maupun kabupaten/kota;
3.
Organisasi
nirlaba yang memberikan pelayanan publik;
4.
Fungsi-fungsi
khusus yang menjembatani kepentingan pemerintah dalam pelayanan kepada
masyarakat, seperti kesehatan, transportasi maupun pendidikan;
5.
Orgnisasi-organisasi
kemasyarakatan (NGO).
Perbedaan
antara perencanaan strategis dengan perencanaan jangka panjang yang sementara
kita kenal, di antaranya:
Pertama, kalau perencanaan jangka panjang menfokuskan
perbaikan/peningkatan kinerja organisasi melalui pencapaian sasaran atau tujuan
dan menjabarkannya ke dalam program dan anggaran, sedang perencanaan strategis
lebih menfokuskan kepada pengidentifikasian dan pemecahan isu-isu.
Kedua,
dalam perencanaan jangka panjang, para perencana cenderung menganggap bahwa
kecenderungan masa kini akan berlanjut hingga masa depan, sedang perencana
strategis memperkirakan kecenderungan baru, diskontinuitas dan pelbagai kejutan
perubahan yang mungkin akan terjadi. Oleh karenanya dalam perencanaan
strategis, penilaian terhadap lingkungan eksternal dan internal sangat
ditekankan.
Ketiga,
para perencana strategis lebih baik dalam merumuskan visi yang diidealkan bagi
organisasi, yang kita sebut sebagai “Visi Keberhasilan” (Taylor, 1984) dan
mengusahakan bagaimana mencapinya. Sedang dalam perencanaan jangka
panjang keadaan masa depan yang diinginkan cenderung merupakan
ekstrapolasi garis lurus mengenai keadaan sekarang, yang dituangkan dalam
pernyataan tujuan yang merupakan proyeksi atas kecenderungan yang akan terjadi.
Keempat, para
perencana jangka panjang cenderung mengasumsikan masa depan yang paling
mungkin, dan kemudian mundur guna merencanakan urutan keputusan dan tindakan
yang diperlukan untuk menjangkau masa depan yang diinginkan. Sedang perencanaan
strategis lebih banyak berorientasi pada tindakan (action oriented). Perencana
strategis biasanya mempertimbangkan suatu masa depan yang mungkin dan
menfokuskan pada implikasi keputusan dan tindakan masa sekarang sehubungan
dengan rentang tersebut.
C. Manfaat Perencanaan Strategis
Banyak
alasan yang dikemukakan oleh suatu organisasi sehingga menyelenggarakan
perencanaan strategis. Organisasi kita menghadapi banyak tuntutan yang saling
berbenturan, maka kita memerlukan suatu proses untuk menetapkan prioritas.
Kebangkrutan suatu organisasi dapat dihindari apabila kita mampu memikirkan
ulang cara kita menjalankan organisasi. Organisasi kita dikelilingi banyak
kompetitor yang kita tidak mampu mencegahnya agar tidak tumbuh, oleh karenanya
agar kita tetap eksis dan terus berkembang kita harus mempunyai strategi yang
jitu memenangkan kompetisi. Organisasi kita pada bagian ‘X’ mengalami sakit,
kita harus dapat menjadi dokter yang mampu melakukan diognisis secara tepat dan
memberikan obat yang menyembuhkan, dsb.
Dari
berbagai gambaran persoalan yang mungkin dihadapi organisasi kita seperti
tersebut di atas, maka perencanaan strategis diyakini dapat membantu
organisasi:
1.
Berfikir
secara strategis dan mengembangkan strategi-strategi yang efektif;
2.
Memperjelas
arah masa depan organisasi
3.
Menciptakan
prioritas diantara keterbatas sumber daya dan tindakan kita;
4.
Membuat
keputusan sekarang dengan mempertimbangkan konsekunsi masa depan;
5.
Mengembangkan
landasan yang koheren dan kokoh bagi pengambilan keputusan;
6.
Menggunakan
keleluasaan secara maksimum dalam bidang-bidang yang berada di bawah kontrol
organisasi;
7.
Membuat
keputusan yang melintasi tingkat dan fungsi;
8.
Memecahkan
masalah utama organisasi;
9.
Memperbaiki
kinerja organisasi;
10.
Menangani
keadaan yang berubah dengan cepat secara efektif
11.
Membangun
kerja kelompok dan keahlian.
D. Delapan
Langkah Pendekatan Perencanaan Strategis
Kata Kunci :
Perencanaan
strategis hanya akan bermanfaat apabila melalui proses perencanaan strategis
ini mampu membentuk kemampuan berfikir dan bertindak secara strategis bagi
orang-orang penting pengambil keputusan dalam suatu organisasi.
Perencanaan
strategis bukanlah tujuan dalam perencanaan strategis itu sendiri, karena
perencanaan strategis hanyalah merupakan kumpulan konsep untuk membantu para
pemimpin membuat keputusan penting dan melakukan tindakan penting bagi
keberlangsungan dan kejayaan organisasi.
Delapan Langkah Perencanaan
Strategis:
1.
Memprakarsai
dan menyepakati suatu proses perencanaan strategis;
2.
Mengidentifikasi
mandat organisasi;
3.
Memperjelas
misi dan nilai-nilai organisasi;
4.
Menilai
lingkungan eksternal: peluang dan ancaman;
5.
Menilai
lingkungan internal: kekuatan dan kelemahan;
6.
Mengidentifikasi
isu strategis yang dihadapi organisasi;
7.
Merumuskan
strategi untuk mengelola isu-isu;
8.
Menciptakan
visi organisasi yang efektif bagi masa depan.
Langkah 1 :
Memprakarsai dan menyepakati suatu Proses Perencanaan Strategis
Pada langkah ini merupakan langkah
menegosiasikan kesepakatan untuk menyelenggarakan perencanaan strategis dengan
orang-orang penting pembuat keputusan (decision makers) atau pembentuk opini
(opinions leaders) dan para stakeholder baik internal maupun eksternal.
Dukungan dan komitmen mereka merupakan hal yang sangat penting jika perencanaan
strategis ingin berhasil. Keterlibatan orang-orang penting di luar
organisasi adakalanya sangat krusial jika dalam implementasinya melibatkan
banyak pihak di luar organisasi.
Dalam tahap inilah dibentuk kelompok
pemrakarsa, yang salah satu tugasnya menetapkan secara tepat siapa saja yang
tergolong orang-orang penting pembuat keputusan. Tugas berikutnya adalah
menetapkan orang, kelompok, unit atau organisasi manakah yang harus dilibatkan
dalam penyusunan perencanaan strategis ini.
Selanjutnya
dalam kesepakatan ini harus mencakup: maksud upaya perencanaan; langkah-langkah
yang dilalui dalam proses; bentuk dan jadwal pembuatan laporan; peran, fungsi
dan keanggotaan suatu kelompok atau komite yang berwenang mengawasi upaya
tersebut; peran, fungsi dan keanggotaan tim perencana strategis; dan komitmen
sumber daya yang diperlukan bagi keberhasilan perencanaan strategis.
Langkah 2 :
Memperjelas Mandat Organisasi
Mandat
formal dan mandat informal yang berada pada suatu organisasi merupakan
keharusan yang dihadapi. Mandat formal adalah tugas dan fungsi dari suatu
organisasi yang tercantum dalam undang-undang, peraturan-peraturan, piagam,
pasal-pasal ataupun perjanjian-perjanjian yang mengikat dalam surat keputusan.
Mandat informal adalah norma-norma yang menjadi pegangan beroperasinya
organisasi yang tidak kalah mengikatnya.
Langkah 3 :
Memperjelas Misi dan Nilai-nilai Misi organisasi,
Yang
berkaitan erat dengan mandat yang harus dilaksanakan, merupakan deskripsi
tentang apa-apa yang harus dilakukan dalam rangka mengemban mandat organisasi.
Rumusan misi harus dapat menjawab enam pertanyaan:
1.
Siapakah
kita ini sebagai organisasi (komunitas)?
2.
Secara
umum, kebutuhan dasar sosial dan atau politik apa yang akan organisasi kita
penuhi?
3.
Secara
umum, bagaimana kita bekerja untuk mengantisipasi dan merespon
kebutuhan-kebutuhan di atas?
4.
Bagaimana
kita harus memberikan respon terhadap stakeholder kunci?
5.
Apa
filosofi dan nilai-nilai inti kita? (menentukan integritas organisasi)
6.
Apa
yang membuat organisasi kita unik/beda dengan organisasi yang lain?
Misi harus dirumuskan melalui diskusi yang
panjang dengan melibatkan para stakeholder, sehingga diperoleh rumusan yang
komprehensif.
Nilai-nilai
dimaksud dalam hal ini adalah norma-norma yang tumbuh dan berkembang serta
dipelihara yang menjadi spirit organisasi dalam melaksanakan fungsinya, misal
kejujuran, demokratis, keterbukaan/transparansi, tanggung jawab, dsb.
Langkah 4 :
Menilai Lingkungan Eksternal
Menilai
lingkungan eksternal adalah tindakan mengeksplorasi lingkungan di luar
organisasi untuk mengindetifikasi peluang dan ancaman. Lingkungan eksternal
merupakan faktor-faktor yang diluar kontrol organisasi, meliputi kecenderungan
politik, ekonomi, sosial budaya dan teknologi (PEST), kelompok masyarakat yang
harus dilayani, dan pesaing (competitor). Anggota-anggota majelis sekolah yang
berasal dari luar sekolah, misal asosiasi profesi, praktisi industri pada
umumnya lebih tajam dalam menilai faktor eksternal.
Langkah 5 :
Minilai Lingkungan Internal
Menilai lingkungan
internal adalah upaya mengenali kekuatan dan kelemahan yang ada dalam
organisasi. Kita dapat mengenalinya dari sumber daya (inputs), strategi yang
dijalankan sekarang (process), dan kinerja (outputs).
Langkah 6 :
Mengidentifikasi Isu Strategis
Mengidentifikasi
isu merupakan langkah yang sangat penting guna mengetahui persoalan kritis yang
sesungguhnya dihadapi organisasi. Dengan mempertimbangkan mandat, misi dan
nilai, kekuatan dan kelemahan internal, peluang dan ancaman eksternal akan
dapat kita identifikasi persoalan kritis organisasi. Pernyataan isu strategis
harus mengandung tiga unsur: Pertama,
isu harus disajikan dengan ringkas, cukup satu paragrap dan disajikan dalam
kalimat tanya. Kedua, faktor
yang menyebabkan sesuatu isu menjadi persoalan kebijakan penting harus
didaftar, yang mencakup aspek mandat, misi, nilai-nilai, kekuatan dan
kelemahan, peluang dan ancaman. Ketiga,
konsekuensi kegagalan dalam menghadapi isu harus merupakan taruhan hidup dan
matinya organisasi.
Ada tiga
pendekatan dasar untuk mengenali isu strategis: pendekatan langsung (direct approach), pendekatan sasaran (goals approach) dan pendekatan visi
keberhasilan (vision of success).
Pendekatan langsung, merupakan proses mengidentifikasi isu dengan cara meruntut
dari uraian mandat, misi dan analisis SWOT, sehingga dirumuskan isu strategis
organisasi. Pendekatan ini akan sangat baik apabila tidak ada kesepakatan
sasaran sebelumnya, tidak ada visi keberhasilan dan tidak ada otoritas hirarkhi
yang memaksakan sasaran. Pendekatan ini juga amat baik untuk menghadapi
lingkungan yang sangat bergolak. Pendekatan sasaran, lebih sejalan dengan teori
perencanaan konvensional, yang menetapkan bahwa organisasi harus menetapkan
sasaran dan tujuan bagi dirinya, kemudian mengembangkan strategi untuk
mencapainya. Pendekatan visi keberhasilan, dalam pendekatan ini organisasi
mengembangkan suatu gambar yang terbaik atau ideal mengenai dirinya sendiri di
masa depan sebagai organisasi yang sangat berhasil mewujudkan misinya. Sehingga
isu strategis sebagai diskripsi tentang bagaimana organisasi harus beralih dari
jalannya sekarang, menuju bagaimana organisasi akan memandang dan berjalan
sesuai dengan visinya.
Langkah 7 :
Merumuskan Strategi untuk Mengelola Isu-isu
Strategi
didiefinisikan sebagai pola tujuan, kebijakan, program, tindakan, keputusan
atau alokasi sumber daya yang menegaskan bagaimana organisasi, apa yang
dikerjakan organisasi, dan mengapa organisasi harus melakukan hal tersebut.
Strategi dapat berbeda-beda karena kerangka tingkat, fungsi dan waktu.
Pengembangan
strategi dimulai dengan identifikasi alternatif praktis, dan impian atau visi
untuk memecahkan isu strategis. Selanjutnya, kita memerinci hambatan yang
kemungkinan dihadapi untuk mencapai alternatif, impian atau visi tersebut. Setelah
identifikasi alternatif, impian atau visi bersama-sama dengan hambatan
tersusun, langkah berikutnya kita mengembangkan usulan pokok untuk mencapai
alternatif, impian atau visi secara langsung atau tidak langsung dengan cara
mengatasi hambatan. Setelah usulan utama diajukan, kemudian kita
mengidentifikasi tindakan-tindakan yang diperlukan dalam dua hingga tiga atau
empat/lima tahun mendatang.
Terakhir
kita menyusun program kerja yang terperinci untuk setiap tahunnya.
Strategi yang efektif harus memenuhi beberapa kriteria: pertama, secara teknis strategi harus dapat bekerja (dilaksanakan) untuk menghadapi isu strategis; kedua, secara politis dapat diterima oleh para stakeholder kunci; dan ketiga, strategi harus menjadi etika, moral dan hukum organisasi.
Strategi yang efektif harus memenuhi beberapa kriteria: pertama, secara teknis strategi harus dapat bekerja (dilaksanakan) untuk menghadapi isu strategis; kedua, secara politis dapat diterima oleh para stakeholder kunci; dan ketiga, strategi harus menjadi etika, moral dan hukum organisasi.
Langkah 8 :
Menciptakan Visi Organisasi yang Efektif untuk Masa Depan
Langkah
terakhir dalam proses perencanaan strategis adalah mengembangkan deskripsi
mengenai bagaimana seharusnya organisasi itu sehingga berhasil
mengimplementasikan strateginya dan mencapai seluruh potensinya. Deskripsi
inilah yang disebut “Visi Keberhasilan” organisasi. Secara khusus yang
termasuk dalam deskripsi ini adalah misi organisasi, strategi dasarnya,
kriteria kinerjanya, beberapa aturan keputusan penting, dan standar etika yang
diharapkan oleh seluruh pegawai.
Visi keberhasilan harus singkat – tidak lebih dari
beberapa halaman – dan memberi ilham. Orang-orang diilhami oleh visi yang jelas
dan kuat yang disampaikan dengan penuh keyakinan. Jadi, visi itu menfokus
kepada masa depan yang lebih baik, mendorong harapan dan impian, menarik
nilai-nilai umum, menyatakan hasil yang positif, menekankan kekuatan kelompok
yang bersatu, mengemukakan entusiasme dan kegembiraan.
